В мои обязанности входил достаточно большой список задач. Работа с телефоном: прием и распределение входящих звонков; исходящие звонки с целью выполнения определенных поручений руководителя (информирование поставщиков, уточнение у них информации). Работа с руководителем: отслеживание входящих писем с назначенными встречами, занесение их в календарь, напоминание о них руководителю за день и за несколько часов; отслеживание штрафов ГИБДД руководства через сайт driver-helper; чай, кофе, печеньки гостям и руководству; назначение встреч самостоятельно путем звонков и согласования времени обеих сторон. Корреспонденция: сканирование, печать документов, проставление печатей организации; просмотр почты компании, сортировка писем по папкам внутри почты, информирование других сотрудников о поступаемых письмах в рамках их компетенции; общение через почту с поставщиками, заказчиками, согласовывая ответы с руководителем; оформление исходящих писем для Почты России, их отправка, ведение журналов учета исходящих и входящих писем. Работа с площадкой Самолет: Оформление пропусков рабочим, их блокировка по необходимости, общение с делопроизводителем Самолета насчет пропусков; Мониторинг аккредитаций компании на различных тендерных площадках, прохождение этих аккредитаций в случае необходимости; Отслеживание договоров с заказчиками для обновления реестра; Работа с другими функциями площадки Самолет по поручению руководства (S.Materials, S.Blueprint, S.Kek). Учет: ведение реестров договоров с заказчиками, поставщиками, субподрядчиками, оформление договоров в папки; запрос сертификатов на материалы у поставщиков; ведение учета рабочих на строительном объекте путем общения с прорабами, сбор фотографий для отчета по стройке; ведение учета покупок расходников и еды в офис; своевременное отслеживание счетов по оплате за водоснабжение и водоотведение в офисе и на производственном участке, передача показаний в Мосэнерго и предоставление счетов руководителю; подготовка исполнительной документации для согласования с заказчиком, заказ печати схем, формирование папок; ведение учета и хранение всех актов организации. Снабжение: заказ воды, канцелярии, обедов в офис по заявкам, согласовывая сумму с руководителем. Клининг: контроль клининга уборщицы; уборка рабочего места руководителя 2 раза в день (разложить бумаги, протереть стол, обновить аромадиффузор, убрать со стола мусор и прочее) + уборка переговорного помещения; в случае неисправности техники/сантехники информирование руководителя, вызов мастеров по указанным контактам. | 